Hobby Meets Hustle: Ideas de pequeñas empresas para mantenerte organizado y responsable

Chanel Ashford, una de las propietarias de pequeñas empresas destacadas de nuestra serie “Hobby Meets Hustle”, no es solo la creadora y fundadora de Juice By Chanel, también es una profesora de educación especial, y esto significa que, entre tanta pasión (y tanto trabajo), hace malabares todo el día. “Como propietaria de una pequeña empresa y maestra, amo mi trabajo, pero uno de mis mayores objetivos es encontrar el equilibrio entre ambos”, afirma Chanel.

Pero, claro, eso no es todo lo que Chanel busca equilibrar. También tiene una agencia de viajes y una empresa editorial, ambas registradas en la misma LLC (compañía de responsabilidad limitada) como Juice By Chanel.

¿Qué implica todo esto para su plan comercial? ¿De qué manera puede continuar ofreciendo el mejor servicio a sus clientes y, a la vez, dedicarse a sus pasiones? ¿Qué pueden aprender los emprendedores como tú de las experiencias de Chanel?

 

Estas son algunas ideas de pequeñas empresas que te ayudarán a alcanzar el éxito allí, donde el pasatiempo se fusiona con el trabajo.

Comprender la rentabilidad de tu pequeña empresa

Para la mayoría de las empresas, la rentabilidad es lo más importante, pero para muchos propietarios de pequeñas empresas, la pasión es tan importante como la rentabilidad. Tal como lo descubre Chanel en su episodio destacado de “Hobby Meets Hustle”, la clave está en encontrar el equilibrio perfecto. 

“¿Con qué actividad, fuera de la enseñanza, ganas más dinero?”, pregunta Ashley Covarrubias, consultora de negocios paralelos. Chanel sostiene que la empresa de jugos es su emprendimiento más rentable.

Pero, ¿cómo llegó a esa conclusión y de qué manera emprendedores como tú pueden lograr lo mismo? Estos cuatro pasos lo hacen más sencillo:

1. Dar seguimiento a las actividades de la entidad

Si tienes una única pequeña empresa, es probable que dar seguimiento a las ganancias y los costos te resulte razonablemente sencillo. Sin embargo, si a esto le sumas un par de marcas o empresas, en poco tiempo puedes perder el rastro de lo que es realmente rentable. Por lo tanto, resulta sensato dividir todo y llevar los cálculos por separado. Esto aplica si tienes empresas similares, como negocios de marketing digital, diseño gráfico y redacción independiente, o si tienes actividades completamente diferentes, por ejemplo, gerencias una cafetería o trabajas como asistente virtual o entrenador personal.

Separar las finanzas personales de las de la empresa

Mantener todas tus finanzas juntas podría parecer una idea comercial excelente, pero lo cierto es que puede generar confusión, sobre todo cuando se aproxima el periodo de declaración de impuestos. Eso se debe a que el IRS (Servicio de Impuestos Internos) no te permite mezclar los gastos personales con los ingresos tributables de la empresa, lo que implica que, si pagaste gastos de la empresa con tu propio dinero, podrías tener problemas para reclamar todas las deducciones que quieres.

Además, se deben tener en cuenta algunos aspectos legales. Las finanzas personales y las de la empresa tienen pasivos diferentes, así que suele ser más prudente, y más seguro, mantenerlas separadas. 

Además, termina siendo muy difícil desenmarañar las finanzas cuando se manejan tantos números. Lo que probablemente te resulte más difícil es mantener los registros de gastos y ganancias, sobre todo si tienes otra fuente de ingresos, como el trabajo de maestra de Chanel. 

Separar los datos de las distintas empresas

Una vez que hayas separado las finanzas personales de las de la empresa, es momento de observar a cada empresa en particular.

Muchos emprendedores dirigen varias empresas. Con la intención de ahorrar tiempo y simplificar el trabajo, tal vez hayas pensado que sería buena idea combinar los datos financieros para obtener un panorama completo de todos tus emprendimientos.  Lamentablemente, puede resultar desastroso. Cuando no separas la información financiera por empresa, no sabes con certeza cuál es la que genera más ganancias, dónde se generan los gastos y cómo puedes mejorar el plan comercial general.

Desde ya, siempre hay que pensar en el periodo de declaración de impuestos. Cuando se procesan todos los datos de la empresa juntos, tienes información limitada de las deducciones, los gastos de empleados y las ganancias reales, entre otros. Por eso, lo sensato suele ser mantener toda la información comercial separada y ordenada.

2. Aclarar los gastos comerciales

Si bien Chanel manejaba varias marcas, supo de inmediato cuál era la más rentable. Para que puedas hacer lo mismo con tus empresas (o incluso con una sola), tienes que aclarar los gastos.

Primero, revisemos los diferentes tipos de ganancias y cómo influyen los costos en ellas:

• Ganancia bruta: Las ventas, menos el costo de compra o fabricación de los bienes.

• Ganancia operativa: Las ventas, menos los bienes más los gastos operativos, los costos contables, etc., también denominadas “ganancias antes de intereses e impuestos”.
• Ganancia neta: Las ventas, menos los bienes, los gastos operativos, los costos contables, los intereses y los impuestos, también denominada “resultado neto”.

Eso significa que puedes organizar los gastos comerciales en algunas categorías útiles:

• bienes de compra/fabricación
• gastos operativos
• costos contables
• intereses
• impuestos
  
  

Una vez que tienes esta información de tus pequeñas empresas, tienes una idea más concreta y real de su rentabilidad. Por ejemplo, puede que una empresa haya tenido un costo inicial bajo, pero que, en la actualidad, se haya agotado la oportunidad comercial general; y que otra empresa haya requerido una inversión inicial importante (como la compra de una máquina expendedora), pero que ahora genere ingresos pasivos. Con todo esto, tienes un panorama más preciso del plan comercial y hacia dónde te lleva.

También puedes ver las oportunidades de potenciales inversiones. Por ejemplo, tal vez gastas demasiado en marketing (que se considera un gasto operativo) y podrías, para reducir los costos, concentrar tu presencia en las redes a través de una o dos plataformas clave.

3. Elegir la mayor fuente generadora de ingresos 

Con toda esta información al alcance de la mano, es momento de elegir tu mayor fuente generadora de ingresos. La elección de Chanel fue su empresa de jugos. La tuya podría ser una entre varias empresas, o bien una sección de una empresa multifacética. Sea cual fuere tu empresa más rentable, protegerla y consolidarla debería ser tu prioridad. Brittney Castro, experta financiera de “Hobby Meets Hustle”, le explica el mismo concepto a Chanel: “Es genial que tengas muchas empresas, pero creo que lo más inteligente es concentrarse en la que te genera la mayor cantidad de ingresos”.

4. Mantener tus negocios paralelos al costado

Elegir una empresa por sobre otra puede resultar difícil, pero no hay motivo para que renuncies al resto de tus pasiones. “Si bien puedes dedicarles atención a tus otras fuentes de ingresos”, le comenta Brittney a Chanel, “concentrarte en la que más ingresos genera te ayudará a llevarla al siguiente nivel”. El secreto está en mantener esos negocios paralelos donde van: al costado. No permitas que te roben demasiado tiempo y energía, y asegúrate de que sus costos no consuman la rentabilidad de la empresa principal. También puedes usar tu habilidad con un negocio paralelo para apoyar tu fuente principal de ingresos, por ejemplo, puedes aplicar tu experiencia como administrador de redes sociales, diseñador gráfico o experto en redacción de contenido para encantar y captar clientes potenciales en Facebook e Instagram.

Mantener tus pequeñas empresas en una sola LLC

Si bien Chanel es agente de viajes, editora y fabricante de jugos, tenía la esperanza de mantener cierta simpleza al encuadrar sus empresas en una sola LLC.

¿Qué es una LLC?

Una compañía de responsabilidad limitada es simplemente una figura comercial que puedes elegir para tus emprendimientos profesionales. Entre otras figuras, podemos mencionar las siguientes:

• Empresa unipersonal: Una empresa unipersonal no es una entidad comercial separada, sino una empresa sin personería jurídica con un solo propietario. Si realizas actividades comerciales, pero no te has registrado bajo ninguna otra figura comercial, eres una empresa unipersonal. En tal sentido, eres responsable de todas las deudas de la empresa y de pagar el impuesto sobre el ingreso personal por las ganancias obtenidas.

• Sociedad colectiva: Las sociedades colectivas corresponden a dos socios o más que comparten una sola empresa. Por lo general, para los fines del impuesto federal, una LLC con más de un propietario se considera una sociedad colectiva, a menos que la LLC elija que se la considere como sociedad anónima. La sociedad colectiva en sí no paga impuestos sobre ingresos, pero cada socio recibe un Anexo K-1 por su participación (porcentaje) en los ingresos, los gastos y otras variables de la sociedad, según su acuerdo estatutario, para reportar en sus propias declaraciones de impuestos sobre ingresos. Las distintas figuras proporcionan diferentes niveles de responsabilidad a cada socio.
• Sociedad anónima: Las sociedades anónimas ofrecen altos niveles de protección y, por lo general, incluyen una entidad legal que recibe un tratamiento independiente de las personas que la constituyeron o de sus accionistas.  Pero estas sociedades tienden a presentar costos elevados. Como sociedad anónima, pagas impuestos sobre ingresos por tus ganancias, y ese impuesto se puede modificar según se trate de una sociedad anónima de tipo S o de tipo C.

Una LLC proporciona muchos de los mismos beneficios y protecciones que una sociedad anónima, pero puede ser más sencilla de administrar porque la ley no exige que se celebren reuniones de accionistas ni otros requisitos administrativos. Ayuda a proteger tus activos personales de los devenires de la empresa, lo que incluye deudas, demandas y otros obstáculos. 

¿Cómo se inicia una LLC?

El proceso de registro de una LLC puede variar según el tipo de pequeña empresa que dirijas y el estado en el que te encuentres. Sin embargo, según la Administración para la Pequeña Empresa, lo que tienes que hacer es, por lo general, lo siguiente:

• elegir un servicio de representación registrado en tu estado;
• registrar tu nombre comercial ante las autoridades estatales y locales;
• obtener un número de id. de impuestos federal;
• registrar el nombre de tu empresa, marca o producto (opcional);
• mantenerte actualizado con los requisitos de registro.

¿Por qué se deben mantener varias empresas en una sola LLC?

Una vez que hayas completado estos pasos, tendrás una LLC que puedes usar para amparar todas tus pequeñas empresas. Es una excelente idea comercial, no solo porque te ahorra el trabajo de tener que registrar cada marca por separado, sino porque simplifica tus responsabilidades durante el periodo de declaración de impuestos.

Impuestos de una LLC

Si eres el único propietario, tu LLC automáticamente se registra como empresa unipersonal. Por lo general, si divides las responsabilidades entre otros emprendedores, la empresa se registrará como sociedad colectiva. En cualquier caso, toda persona considerada propietaria legal de una LLC reportará ingresos y costos en su declaración de impuestos personal, lo cual significa que todas las ganancias se registrarán según corresponda.

Sin embargo, lo mejor de una LLC es que puedes “ascender” y optar por que te traten como una sociedad anónima de tipo S para obtener todavía más beneficios tributarios.

Ascender a sociedad anónima de tipo S para ahorrar en impuestos sobre el trabajo por cuenta propia

Cuando todas las empresas se agrupan en una sola LLC, pagas todos los impuestos de manera individual. Sin embargo, como técnicamente eres un trabajador por cuenta propia, también pagarás el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, al igual que cualquier creador y contratista independiente, entre otros. Estos impuestos se destinan al Seguro Social y a Medicare, y, si bien se deducen automáticamente de un salario de empleado tradicional, los emprendedores tienen que pagarlos por su cuenta.

Si piensas que eso suena a que pagas más impuestos, no eres el único. Es por eso que muchos propietarios de pequeñas empresas eligen transformar su LLC en una sociedad anónima de tipo S.

Recuerda que las sociedades anónimas de cualquier tipo tienen diferentes requisitos y protecciones legales, por ejemplo, pagan impuestos sobre ingresos por todas las ganancias. Sin embargo, cuando eres propietario de una sociedad anónima, ahorras en los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.

A continuación, describimos cuál es el panorama tributario según el tipo de sociedad anónima que tengas:

• Sociedad anónima de tipo S: En este tipo de sociedad, los propietarios pagan impuestos sobre ingresos según su participación en la ganancia general de la empresa.
• Sociedad anónima de tipo C: En este tipo de sociedad, la empresa paga impuestos corporativos, mientras que los propietarios pagan impuestos sobre las distribuciones que reciben.

Elegir transformarte en una sociedad anónima de tipo S puede tener sentido a medida que consigues más clientes, se incrementa la demanda, mejora tu marketing o aumenta tu inventario. Las figuras de sociedad anónima suelen ser mejores para las empresas con más ingresos y variables. En algunos casos, las empresas ni siquiera cumplen los requisitos del IRS para obtener el estado de sociedad anónima de tipo S. Los requisitos son estos:

• Ser una sociedad anónima nacional.
• Tener solo accionistas permitidos.
  • Pueden ser personas físicas, ciertos fideicomisos o patrimonios constituidos.
  • No pueden ser sociedades colectivas, sociedades anónimas ni accionistas extranjeros no residentes.
• Tener 100 accionistas o menos;
• Tener solo un tipo de acción.
• No ser una sociedad anónima no elegible (p. ej., ciertas instituciones financieras, compañías de seguro y sociedades anónimas nacionales con ventas a nivel internacional).

Por este motivo, es importante que, antes de pensar en cambiar el estado legal de tu empresa, hagas bien la tarea.

Administrar las actividades de tu pequeña empresa

Hay una sola manera de convertir una idea comercial buena en excelente , y consiste en contar con un plan financiero sólido que respalde tu experiencia y conocimiento. Esto resulta particularmente importante cuando se trata de administrar actividades financieras para una o varias pequeñas empresas, sobre todo si hay varios propietarios.

Estas son algunas ideas que te ayudarán a equilibrar tu pasión con la alta demanda de clientes, marketing, inventario y todo lo que implica el hecho de generar ingresos:

Usa cuentas bancarias para empresas

Estas cuentas son versátiles, visibles y, tal vez lo más importante, están separadas de tus finanzas personales. Puedes abrir una cuenta comercial para cada empresa incluida en la LLC o sociedad anónima; de ese modo, tendrás estados de cuenta que identificarán claramente el dinero que entra y que sale.

(Sugerencia: Muchos bancos ofrecen algún tipo de curso en línea u otros recursos para ayudar a aprovechar sus servicios. Ver de qué se tratan estos recursos es una buena idea, sobre todo si pueden ayudarte a generar ingreso adicional con una empresa más exitosa).

Elige programas de contabilidad móviles

Si bien las cuentas bancarias para empresas son un excelente punto de partida, no pueden hacer todo el trabajo por ti. Para dar seguimiento a todos los diferentes tipos de ganancias y costos, deberías considerar contar con un programa contable que se pueda personalizar. Lo ideal es que puedas acceder a él desde distintos dispositivos para que puedas ver la información y actualizarla desde donde estés, así que asegúrate de que ofrezca una aplicación móvil.  De ese modo, no existe límite en cuanto a dónde pueden llevarte las ideas para tu pequeña empresa.

Mantén toda tu atención en los impuestos

Los impuestos pueden ser complicados, sobre todo cuando pasas de una figura legal a otra. Saber cuáles son los impuestos que te corresponden y cómo pagarlos no es suficiente. También tienes que comprender de qué manera afectarán estos costos tu resultado neto, las deducciones para las que calificas y cómo proteger tu empresa a medida que se modifican las tasas de impuesto. 

Naturalmente, aquí es donde muchos emprendedores recurren a TurboTax.

Mantén tu pequeña empresa cubierta con TurboTax

Desde clientes potenciales y marketing en redes sociales hasta el inventario y la demanda, tienes mucho de qué ocuparte. Si quieres desarrollar una empresa rentable y mantenerla así, tienes que equilibrar todos estos factores y ser perspicaz con las finanzas.

Afortunadamente, tal como Chanel descubre en su episodio destacado de “Hobby Meets Hustle”, no tienes que hacer todo solo, y lo remarca con la frase: “cuando hay una fila de personas que te pueden ayudar”.

No te preocupes por conocer las leyes en materia de impuestos. Puedes recurrir a TurboTax y delegar totalmente la preparación de tu declaración a un experto en impuestos bilingüe de TurboTax Live quien se ocupará de tus impuestos de principio a fin y en una sola reunión. Los expertos en impuestos de TurboTax Live pueden atenderte en inglés y en español durante todo el año, y pueden revisar, firmar y presentar tu declaración de impuestos, todo desde la comodidad de tu propio hogar.

Si estás listo para mantener tu pequeña empresa cubierta durante este periodo de declaración de impuestos y más adelante también, comienza por consultar nuestros recursos financieros y de impuestos para emprendedores como tú.